نرم افزار اسکن اسناد چیست؟

نرم افزار اسکن اسناد از اسکنرهای نوری و یا سایر تجهیزات تصویربرداری، برای ایجاد و دیجیتالی کردن اسناد، ویرایش و ارزیابی تصاویر استفاده می کند.در واقع اسکنرهای اسناد ابزارهایی هستند که اشیاء دو بعدی را اسکن و آنها را به تصاویر دیجیتال تبدیل می کنند.

خصوصیات نرم افزار اسکن اسناد

  • اسکن اسناد به معنی استفاده از اسکنر برای تبدیل اسناد کاغذی به تصاویر دیجیتال است.
  • امروزه تعداد کسب و کارهایی که به سمت دیجیتالی شدن حرکت می کنند و فرآیند تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتالی را انجام می دهند روز به روز بیشتر می شود.
  • دیجیتالی شدن و اسکن اسناد راهی برای کاهش هزینه ها، افزایش بهره وری و بهبود دسترسی به اطلاعات در همه کسب و کارها و سازمان ها است.
  • در روند دیجیتالی شدن، اسناد با هر فرمتی میتوانند اسکن شوند و آنها را به فرمت های فایل PDF یا JPG تبدیل کرد.
  • بطور مثال نرم افزار CamScanner که یکی از بهترین های نرم افزار اسکن اسناد است، برای ویندوز و موبایل بسیار پرکاربرد دارد.
  • با استفاده از این نرم افزارها اکنون زمان خوبی برای دور شدن از ذخیره و بایگانی اسناد کاغذی است.
  • انباشت و نگهداری اسناد کاغذی برای ذخیره سازی نه تنها هزینه های ذخیره سازی را در طول زمان افزایش می دهد،
  • بلکه کسب و کارها را ملزم می کند که کارکنان بیشتری را در فرآیندهای مدیریت کاغذ اختصاص دهند.
  • حذف این هزینه‌های غیرضروری و ساده‌سازی فرآیندهای اسناد اداری نیاز به یکپارچه‌سازی فناوری‌های مدیریت اسناد دارد.

اسکن مدارک و اسناد

چگونگی عملکرد نرم افزار اسکن اسناد

  • نرم افزار اسکن اسناد از فناوری تشخیص کاراکتر نوری (OCR) برای ایجاد فایل های متنی، استفاده می کند.
  • اسکن اسناد بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت و پردازش اسناد دیجیتال است.
  • نرم افزار اسکن اسناد می تواند بسیاری از کارهای دستی تکراری را خودکار کند و کارایی کلی دفتر را بهبود بخشد.

نحوه عملکرد OCR در نرم افزار اسکن اسناد

  • OCR از فناوری بینایی کامپیوتری برای تشخیص کاراکترها یا کلمات موجود در تصاویر و تبدیل آنها به فایل های متنی دیجیتال استفاده می کند.
  • ظرفیت‌ و کارایی OCR با بکارگیری فناوری‌های هوش مصنوعی افزایش یافته است.
  • توسط مزیت تشخیص کاراکتر نوری، متن تایپ شده را هر بار به عنوان یک کاراکتر تفسیر می کند.
  • با استفاده از تشخیص نوری کلمات، مجموعه کاراکترهای طول کلمه را در متن تایپ شده با فاصله تفسیر می کند.
  • با بکارگیری کاراکتر هوشمند (ICR)، که دارای قابلیت‌هایی برای تفسیر طیفی از مجموعه کاراکترهای دست‌نویس و خط شکسته است.
  • تشخیص هوشمند کلمات (IWR) نیز دارای قابلیت تفسیر مجموعه ای از کاراکترهای دست نویس و خط شکسته با طول کلمه است.

ویژگی های نرم افزار اسکن اسناد و مدارک

ویژگی‌های نرم‌افزار اسکن اسناد با توجه به پلتفرم ها متفاوت است، اما به طور کلی هر نرم‌ افزار شامل عملکردهای ضروری خاصی است:

۱٫ اسکن و نمایه سازی

  • در واقع اسکن، یک تصویر از محتوا است.
  • در فرآیند اسکن ،فایل های PDF به فرمت استاندارد اسناد تجاری تبدیل و تغییر پیدا می کنند.
  • در نرم افزار اسکن اسناد، تبدیل PDF به عنوان نوع فایل استاندارد برای متن انتخاب شده است.
  • در فایل های PDF، قابلیت جستجوی کامل دارند.
  • اسناد اسکن شده را می توان به طور کامل فهرست بندی کرد.
  • در نرم‌ افزار اسکن اسناد می‌توان ویژگی‌هایی تعریف کرد تا عملیات جستجو در محتوای متنی راحت تر  و خاص تر باشد.

۲٫ تبدیل به فرمت دارای قابلیت خوانده شدن

  • نرم افزار اسکن اسناد کمک می کند تا اسناد تبدیل به فایلی که امکان خوانده شدن و استخراج داده دارد شود و اسناد و  داده ها در دسترس باشند.

۳٫ نظارت بر اسکنر شبکه

  • نرم افزار اسکن اسناد می تواند بر سایر اسکنرهای موجود در محیط کارتان نظارت کند.
  • هنگامی که نرم افزار اسکن جدیدی را شناسایی می کند، به طور خودکار آن را به یک PDF قابل جستجو تبدیل می کند و با قوانین نامگذاری از پیش تعیین شده به فضای ذخیره سازی شبکه هدایت می کند.

۴٫ ویرایش تصویر در نرم افزار اسکن اسناد و مدارک

  • معمولا فایل های تصویری اسکن شده اغلب حاوی خطا یا نقص هایی هستند.
  • تصاویر ممکن است شامل لکه، چین یا بواسطه اشتباه قرارگرفتن آنها در دستگاه، بی کیفیت باشند.
  • می‌توان نرم‌ افزار اسکن را به گونه‌ای مدیریت کرد که عملکردهای ویرایشی مفیدی را انجام دهد.
  • در نهایت فایل های بایگانی‌ شده حاوی فایل‌های با کیفیت هستند.

۵٫ ادغام چندین اسکن در یک فایل

  • اسنادی که نیاز به اسکن دارند در فرمت های مختلفی ارائه می شوند.
  • برخی از اسناد یک صفحه هستند و برخی دیگر چندین صفحه یک طرفه، که می توانید به ترتیب و خودکار در یک فیدر اسکن کنید.
  • گزینه های پیچیده تر شامل چندین صفحه دو طرفه و صفحات از کتاب های صحافی شده هستند.
  • ادغام ده ها تا صدها صفحه به صورت دستی پس از اسکن های فردی زمان بر و ناکارآمد است.
  • نرم افزار اسکن اسناد به شما امکان می دهد چندین اسکن دریافتی از فرمت های مختلف را در یک فایل ادغام کنید.

۶٫ جداسازی خودکار فایل ها

  • نرم افزار اسکن اسناد می تواند قوانین خاصی را برای جداسازی و مرتب سازی فایل ها و محتوا به صورت خودکار در صفحات انبوه اعمال کند.

۷٫ قابلیت تبدیل فایل به فرمت های مختلف در نرم افزار اسکن اسناد و مدارک

  • با توجه به نرم افزاری که استفاده می شود و ماهیت کسب و کارتان، ممکن است لازم باشد اسناد اسکن شده را در انواع فایل های مختلف ذخیره کنید.
  • تبدیل دستی فایل‌ها، در صورت نیاز می‌تواند بسیار وقت گیر باشد و روند جریان‌های کاری مهم را کاهش دهد.
  • با کمک نرم افزار اسکن اسناد، می توانید از میان طیف وسیعی از انواع فایل ها، مناسب ترین گزینه را انتخاب کنید.
  • تبدیل، نام‌گذاری و مسیریابی فایل‌ها برای بسیاری از دفاتر، جزء کارهای تکراری و وقت‌گیر برای کارکنان است.
  • خودکارسازی این فرآیندها می تواند به کارمندان شما اجازه دهد تا مهارت های ارزشمند خود را در جایی که نیاز دارند به کار گیرند.
آروین پدید مهر در ارائه خدمات چاپ و اسکن اسناد و مدارک در هر اندازه و حجم اسکن تخصص دارد. با مشاوران ما تماس بگیرید.

سایر مقالات ما را از دست ندهید:

  1. خدمات اسکن اسناد
  2. اسکن اسناد مالی و حسابداری
  3. دفترچه یادداشت
  4. چاپ تقویم
  5. و …
    در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.