چرا باید اسناد و مدارک خود را اسکن کنیم؟

اسناد و اطلاعات پایگاه دانش هر سازمان هستند، اما نگه‌ داشتن این اطلاعات به‌ عنوان کاغذ، ارزشی را که سازمان می‌ تواند از آن دانش دریافت کند ، را محدود می‌کند. بعلاوه جستجو و یافتن دانش و اطلاعات مورد نیاز در بین انبوهی از اطلاعات ذخیر شده در اسناد کاغذی بسیار زمان بر بوده و این مسئله در بسیاری از موارد مانع از دستیابی به نتایج و بهره برداری از اطلاعات آن اسناد می شود. با اسکن اسناد، کلیه اطلاعات درون اسناد آزاد شده و با قابلیت های اشتراک گذاری جدید در بین دستگاه ها و بستر های اطلاعاتی جدید قدرتی قابل توجه از آنها آزاد می شود. با دیجیتالی شدن اطلاعات درون اسناد، قابلیت دسترسی به اطلاعات را بالا برده و بستری برای آشکار شدن دانش پنهان خواهد شد.

در منظر مدیریت دانش ، همچنانکه میشل فوکو مطرح کرده است ، دانش قدرت است به ویژه زمانی که آن را با دیگران به اشتراک می گذاریم. از طرفی با اسکن اسناد و آشکار سازی و قابل اشتراک گذاری نمودن دانش و اطلاعات محبوس در آنها، بستری مناسب برای شناسایی، ارزش گذاری و بهره برداری از این بخش از دانش سازمان را فراهم می آوریم.

خدمات اسکن حرفه ای و تخصصی مجموعه آروین پدید مهر به سازمانها و شرکت ها کمک می کند با به مزیت های آزاد سازی اطلاعات اسناد و مدارک کاغذی دست یابند.

 

در ادامه برخی از مزایای اسکن اسناد را مرور می کنیم تا پاسخی مناسب برای سئوال «چرا باید اسناد و مدارک خود را اسکن کنیم؟» را داشته باشیم.

مزایای اسکن اسناد چیست؟

  • خدمات اسکن اسناد به شما کمک می کند تا به اسناد کاغذی خود در قالب دیجیتال دسترسی کامل داشته باشید.
  • با اسکن و سازماندهی اسناد می توانید به سرعت و به راحتی آنچه را که به دنبال آن هستید بیابید.
  • با جستجوی سریع (با رعایت سیاست های حفاظت از اسناد) به شما در سرعت انجام کار کمک خواهد شد.
  • باعث بهبود گردش کار می شود.
  • اسناد دیجیتال امکان دسترسی سریع ، اشتراک گذاری و مدیریت تمام اسناد شما را فراهم می کند.
  • به لطف قابلیت جستجو ، یافتن دقیقاً همان چیزی را که به دنبالش هستید در چند ثانیه آسان و سریع می کند.
  • با مدیریت اطلاعات اسناد در فضای ابری و دسترسی آسان از طریق دستگاه های تلفن همراه به شما کمک می کند.
  • ابزار ها و بستری مناسب برای اجرای فرآیند های مدیریت دانش خواهید داشت.

با اسناد کاغذی، زمان ارزشمندی برای جستجوی اسناد فیزیکی و ذخیره سازی تلف می شود، یک کارمند متوسط ​​۱ تا ۲ ساعت در روز را به دنبال اطلاعات مورد نیاز خود ، از دست می دهد. خدمات اسکن آروین پدید مهر این زمان و پول را به شما باز می گرداند.

  • می توانید اطلاعات خود را به هر جایی ببرید.

این خدمات شما را قادر می سازد تا به سرعت و ایمن به اطلاعات دیجیتال خود از هر جا و تقریباً در هر دستگاهی دسترسی داشته باشید.

  • از اطلاعات خود محافظت کنید.

از مزایای اسکن اسناد این است که به شما این امکان را می دهد که به طور ایمن تمام دارایی های تجاری خود مانند نقشه ها ، سوابق پزشکی و قرارداد ها یا سوابق دانشجویی را به فایل های دیجیتال تبدیل کنید که بهره وری و همکاری بین اعضای تیم خود را بهبود می بخشد .

  • کاهش هزینه

از دیگر مزایای اسکن اسناد این است که با دیجیتالی کردن اسناد خود و ذخیره دیجیتالی آنها می توانید در هزینه های ذخیره سازی و همچنین فضای با ارزش در دفتر صرفه جویی کنید. علاوه بر این ، در هزینه و زمان صرفه‌ جویی می‌ کنید زیرا کارمندان شما بدون توجه به جایی که هستند، سریع‌تر و راحت‌تر ، آنچه را که نیاز دارند پیدا می‌کنند.

مزایای اسکن اسناد

فهرست مستندات قابل اسکن

دسته بندی ای از مدارکی که می توان اسکن کرد به شرح زیر است:
مدارک عمومیمنابع انسانیحمل و نقلمراقبت های بهداشتیحساب های پرداختنیقانونیدولتی
اسناد تجاریسوابق کارکنانسوابق تعمیر و نگهداریفایل های بیمارفاکتور هاپروندهبرنامه ریزی
قرارداد های مشتریسوابق حقوق و دستمزدسوابق لجستیکیادداشت های پزشکانفایل های پایان سالمکاتباتنقشه ها
سوابق مالیقراردادهااسناد تجهیزاتگزارشات پزشکیرسید های هزینهقرارداد هاپروانه های ساختمان
اسناد خریدپرونده های بهداشت حرفه ایسوابق اسناد مالکیتمستندات پاراکلینیکسوابق خریدفایل های مشتریرکورد های خیابانی
سوابق پرسنلیاسناد سهام و سودسوابق بیمهصورت حساب بانکاعمالفایل های املاک
طرح های تسهیلاتیسوابق حوادثگزارش هاوصیت نامهمیکروفیلم
صورتجلساتطرح ها
اسناد میراثی
نقشه ها
شماتیک ها
کتاب ها
سوابق بایگانی
فاکتور ها
عکس ها
اسلایدها
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
  1. خدمات اسکن اسناد
  2. اسکن اسناد مالی و حسابداری
  3. و …
    در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.