اهمیت مدیریت اطلاعات

در عصر کنونی فناوری، مدیریت اطلاعات یک عمل پیش پا افتاده و در عین حال حیاتی است که همه سازمان ها باید آن را دریابند. اهمیت مدیریت اطلاعات و سوابق را نمی توان در یک تجارت دست کم گرفت.

 

مدیریت اطلاعات

نقش مدیریت اطلاعات در یک سازمان

  • مدیریت اطلاعات شامل مراحل متفاوتی از جمع آوری داده ها، ذخیره سازی و در نهایت تخریب مناسب است.
  • این علم به چند دسته تقسیم می شود: ورودی و جمع آوری، ذخیره سازی، افزونگی و پشتیبان گیری، و کاهش.
  • ورودی و مجموعه، پروتکل‌هایی را برای کارمندان ایجاد می‌کند تا از نحوه ایجاد داده‌ها و سیستم فایلی که باید برای بازیابی آسان در آینده پیروی کنند، دنبال کنند.
  • همچنین مشخص می کند که چه چیزی باید نگه داشته شود و چه چیزی نباید.
  • ذخیره‌سازی می‌تواند شامل فایل‌های کپی سخت و الکترونیکی باشد و پارامترهایی را تعیین می‌کند که چه وسایل ذخیره‌سازی مجاز هستند و چه چیزهایی غیرمجاز (یعنی هارد درایوها در مقابل پوشه‌های کاغذی در مقابل شبکه‌ها یا درایوهای فلش).
  • ذخیره سازی همچنین می تواند به معنای ذخیره سوابق و اطلاعات شرکت در سیستم های ذخیره سازی مبتنی بر ابر با استفاده از راه حل های مبتنی بر اینترنت باشد.

کمک آماری به تصمیم گیری

  1. مدیریت اطلاعات و سوابق امکان جمع آوری آسان آمار را فراهم می کند.
  2. بسیاری از تصمیم گیری های تجاری بر اساس تحلیل روند است.
  3. تحلیل روند بر اساس یافتن الگوها در اطلاعات و داده ها و نتیجه گیری در مورد رفتار آن الگوها توسعه و ساخته می شود.
  4. هرچه مدیریت اطلاعات بهتر باشد، تجزیه و تحلیل روند و دانش کسب و کار مرتبط بهتر است.

جلوگیری از حذف اطلاعات

  • یکی دیگر از اجزای کلیدی مدیریت اطلاعات و سوابق، جلوگیری از حذف اطلاعات است.
  • این می تواند به راحتی اتفاق بیفتد: یک فایل حذف می شود، پوشه اشتباه خرد می شود.
  • اگر یک فایل از بین برود، می توان آن را به سرعت با یک نسخه جدید جایگزین کرد.

مزایای سازمانی مدیریت

  • باعث بهبود کارایی می شود.
  • داده‌ها سریع‌تر، آسان‌تر یافت می‌شوند و تصمیم‌گیری با تجزیه و تحلیل فوری و بازیابی اطلاعات بهبود می‌یابد.
  • زمانی که از پروتکل های مناسب پیروی می شود، فضای کمتری از کاغذ، بایگانی و قفسه و سیستم ذخیره سازی استفاده می شود.
  • هنگامی که مدیریت صحیح اطمینان حاصل می کند که نسخه های پشتیبان اخیر وجود دارد.
  • از تخریب و از دست دادن آنها جلوگیری می کند.
  • در نهایت، مدیریت اطلاعات و سوابق به حفظ سازمان در هنگام برخورد، پاسخگویی و خدمت به مشتریان یا پروژه ها کمک می کند.

برون سپاری به عنوان یک گزینه

  • شرکت‌ها باید به تخصص‌های اصلی خود بپردازند.
  • سازمان ها زمان و انرژی و کارمند خود را نباید درگیر مدیریت اطلاعات کنند.
  • در چنین مواردی، استفاده از یک شرکت حرفه ای برای نگهداری و تبدیل و طراحی مدیریت اطلاعات برای فایل‌های فیزیکی می‌تواند بسیار سودمند باشد.
  • این خدمات تضمین می کند که اطلاعات ذخیره شده بر اساس نیاز مشتری، طبقه بندی، نگهداری و … شود.
  • سیستم های مشابهی برای انتقال سوابق الکترونیکی شرکت به فضای ذخیره سازی مبتنی بر ابر وجود دارد.
با توجه به پیشرفت تکنولوژی بسیاری از شرکت‌های بزرگ‌ به سمت مدیریت و استفاده بهینه از اطلاعات و اسناد و مدارک خود حرکت کرده اند تا کارآمدتر باشند
نگهداری از اسناد و مدارک، سیستم بایگانی، تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتال (اسکن اسناد و مدارک) از اقدامات مهم سازمان ها در این راستا است.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
  1. خدمات اسکن اسناد
  2. اسکن اسناد مالی و حسابداری
  3. و …
    در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.