۷ مزیت اسکن اسناد و دیجیتالی شدن
از مزیت اسکن اسناد و دیجیتالی شدن باید به این نکته اشاره کرد که همانطور که دنیا روز به روز بیشتر درگیر موبایل و دیجیتالی شدن پیش می رود، کسب و کارها به گونه ای تحت تأثیر این فناوری ها قرار می گیرند که قبلاً هرگز به این صورت نبوده است.
چشم انداز دیجیتال درهای زیادی را به روی کسب و کارها باز کرده است تا نحوه عملکرد خود را بهبود بخشند، فرآیندها را مقیاس بندی کنند، کارآمدتر شوند و در نهایت به مشتریان خود خدمات بهتری ارائه دهند. به عنوان مثال، دیجیتالی شدن یک جنبه فزاینده مهم در راه اندازی یک تجارت در این عصر است.
- دیجیتالی شدن فرآیندهای مختلفی را در بر می گیرد که در آن اطلاعات به قالبی قابل خواندن توسط کامپیوتر تبدیل می شود و یکی از راه های انجام این کار اسکن اسناد است. اسکن اسناد اساساً دیجیتالی کردن اسناد کاغذی است.
- از طریق استفاده از یک دستگاه اسکن، اسناد کپی چاپی برای ذخیره سازی، امنیت و مدیریت کارآمدتر به تصویر تبدیل می شوند.
- بسیاری از سازمان ها به طور خاص از اسکن اسناد سود می برند.
- کتابخانه‌ها، ادارات دولتی، موزه‌ها و دانشگاه‌ها طبیعتاً به اسکن اسناد روی می‌آورند تا اسناد و سوابق تاریخی را حفظ و بایگانی کنند به گونه‌ای که از تخریب طبیعی و پیری جلوگیری شود.
- صنایعی مانند شرکت‌های معماری و شرکت‌های ساختمانی برای نگهداری سوابق نقشه‌ها، نقشه‌های معماری و نقشه‌های ساختمانی برای هر زمان که به آنها نیاز داشته باشند، به اسکن اسناد با فرمت بزرگ متکی هستند.
- شرکت‌های حقوقی و سازمان‌های پزشکی نیز حجم زیادی از مدارک را جمع‌آوری می‌کنند، و اسکن اسناد به آنها اجازه می‌دهد این سوابق مهم حقوقی و پزشکی را بایگانی کنند و آنها را برای استفاده در آینده ذخیره کنند.
- اسکن اسناد بخش مهمی از دیجیتالی شدن است زیرا شرکت‌ها به سمت «بدون کاغذ» شدن حرکت می‌کنند.
۷ مزیت اسکن اسناد و دیجیتالی شدن
۱٫ جستجوی سریع
- مرتب سازی و مدیریت اسناد به سادگی دشوار است.
- جستجوی اطلاعات مانند یافتن سوزن در انبار کاه است، به خصوص اگر به دنبال آن از روی انبوه کاغذهای ذخیره شده در قفسه های بایگانی و جمع آوری شده در طی سالیان هستید.
- با استفاده از قابلیت جستجو، مرتب‌سازی فایل‌های دیجیتال چند ثانیه طول می‌کشد، به‌خصوص زمانی که فایل‌های دیجیتالی شما به درستی سازماندهی و مدیریت شوند.
۲٫ بهبود دسترسی
- با استفاده از شبکه‌های کامپیوتری، اسناد دیجیتال از طریق دستگاه‌های مختلف در سیستم شرکت شما قابل دسترسی هستند، چه از رایانه‌های رومیزی، لپ‌تاپ، تبلت یا حتی گوشی‌های هوشمند استفاده کنید.
- بدون نیاز به همراه داشتن انبوهی از مدارک، برای یافتن صفحات اطلاعات نیاز نیستحتی در اتاق ذخیره سازی ساختمان خود باشید. در هر کجای دنیا که باشید، می توانید به معنای واقعی کلمه از کف دست خود به فایل های دیجیتال خود دسترسی داشته باشید.
۳٫ فضای فیزیکی احیا شده
- تصور کنید که اگر یک سیستم بایگانی دیجیتال داشته باشید، به جای اینکه اسناد و اوراق روی میز اداری خود یا در جعبه ها ریخته شوند، تمام فضایی را که شرکت شما می تواند ذخیره کند، تصور کنید.
- جایی که زمانی یک فضای اداری با کمدهای بایگانی از دیوار به دیوار اشغال می شد، اکنون این اسناد را می توان در پوشه های مجازی که توسط هر رایانه یا دستگاه تلفن همراه قابل دسترسی است ذخیره کرد.
- (واقعیت جالب: اطلاعات ذخیره شده در یک USB می تواند جایگزین تقریباً ۳۰ قفسه بایگانی شود. یک هارد دیسک می تواند ۸۰۰۰ جعبه اسناد اسکن شده را ذخیره کند.)
- اگرچه در برخی موارد، اسناد کپی چاپی همچنان مهم هستند، مانند اسناد قدیمی.
- قراردادها، فاکتورها، و … ساختن فایل های دیجیتالی از این اطلاعات حتی ضروری تر است زیرا آنها را برای استفاده در آینده حفظ می کند.
۴٫ صرفه جویی در هزینه
- در حالی که دیجیتالی کردن به خودی خود یک سرمایه گذاری است، اسکن اسناد هزینه های متفرقه را نیز به طرق مختلف کاهش می دهد.
- به عنوان مثال هزینه چاپ، فتوکپی یا خرید کاغذ به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.
- هزینه فضای فیزیکی و نگهداری نیز حذف می شود.
- هنگام تلاش برای یافتن و دسترسی به فایل‌ها، زمان های زیادی حذف می‌شوند، که ساعات قابل توجهی از کار روزانه شما را کاهش می‌دهد.
- با فرآیند ساده‌تر سازماندهی و بایگانی اسناد، میتوانید زمان بیشتری را برای تمرکز بر جنبه‌های مهم‌تر کسب‌وکارتان آزاد کنید.
۵٫ افزایش بهره وری
- دیجیتالی شدن، به طور کلی، بر ارتباطات، همکاری و اتوماسیون تأثیر می گذارد که همگی در طرح کلان ضروری هستند.
- اسکن دیجیتال به طور مستقیم بر بهره وری تأثیر می گذارد، به این معنا که کارمندان زمان زیادی را که برای یافتن، پردازش و انتقال اطلاعات صرف میکردند، صرفه جویی می کنند.
- به طور غیرمستقیم، آزاد کردن فضای فیزیکی در دفتر کار شما را آزاد می کند. تصور کنید اگر همه آن کمدهای پرونده را بیرون بیاورید چه خواهید کرد؟ شاید میتوانید اجاره دفتر را کاهش دهید، با اجاره فضایی کوچکتر.
- یا شاید بتوانید از فضای بازیابی شده برای ایجاد یک محیط کاری که همکاری و کار گروهی را تقویت می کند، استفاده کنید.
- یک محیط اداری خلوت و منظم در مقایسه با دفتر به هم ریخته می تواند برای بهره وری کارکنان شما معجزه کند.
۶٫ افزایش امنیت
- راه های زیادی وجود دارد که اسناد فیزیکی در معرض خطر قرار می گیرند.
- از بلایای غیرمنتظره (مانند آتش سوزی یا سیل) گرفته تا خطای انسانی (مانند قرار دادن اشتباه یا گم شدن اسناد) تا پیری طبیعی (مانند تخریب کاغذ یا محو شدن جوهر)، اسناد فیزیکی خارج از کنترل شما آسیب پذیر هستند.
- اسکن اسناد کاغذی به شما امکان می دهد چندین بار از آنها در رایانه، ابزارهای خود یا در فضای ابری نسخه پشتیبان تهیه کنید.
- این روش به شما این اطمینان را می دهد که داده های شما برای سال های آینده حفظ شوند.
۷٫ رشد کسب و کار و موفقیت
- همه اینها در کنار هم اجزایی برای طول عمر و موفقیت هستند.
- ذخیره اسناد ممکن است در سناریوهای روزمره بی اهمیت به نظر برسند تا زمانی که متوجه شوید که حواس شما پرت شده و نمی توانید کار کنید زیرا میز اداری شما با انبوهی از کاغذ پوشانده شده است.
- با ترویج روش هایی که محیط کاری کارکنان شما را بهبود می بخشد، به آنها اجازه می دهد کارهای خود را با سهولت و کارایی بیشتر انجام دهند، همراه با تلاش مداوم برای انطباق با چشم انداز دیجیتال در حال تحول، در نهایت کسب و کار خود را به سمت موفقیت هدایت می کنید.
- اسکن اسناد به روش های بی نهایت به کسب و کارها سود می رساند.
۴ عملکرد اسکنر چیست؟
عملکرد اصلی اسکنر اسکن یا گرفتن عکس از یک سند، دیجیتالی کردن اطلاعات، نمایش آن بر روی صفحه نمایش و ذخیره آن در رایانه است.
اسکنر عمدتاً در کجا استفاده می شود؟
سه نوع اسکنر موجود است:
- اسکنر درام
- اسکنر تخت
- اسکنر دستی
صنعت انتشارات عمدتاً از اسکنرهای درام برای چاپ تصاویر با کیفیت بالا استفاده می کند، در حالی که اسکنرهای تخت معمولاً در مدارس و ادارات استفاده می شوند. از سوی دیگر، کتابخانه ها و مراکز خرید از اسکنرهای دستی استفاده می کنند.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- خدمات اسکن اسناد
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.