اسناد کاغذی یا دیجیتالی

هر روز احساس می شود جهان به طور فزاینده ای دیجیتالی می شود. علی رغم دیجیتالی شدن، وقتی نوبت به محل کار می رسد، کاغذ همچنان حضور گسترده ای دارد. از اسناد قانونی  و مالی گرفته تا سوابق و مدارک منابع انسانی و… 

شاید وقت آن است که در کسب و کارمان، یک استراتژی امنیتی قوی برای اسناد چاپی و اسناد دیجیتال آغاز کنیم. 

اسناد دیجیتالی

نگهداری اسناد کاغذی و اسناد دیجیتال

  •  تولید و ذخیره سازی اسناد کاغذی و دیجیتال متفاوت است، چون سیاست ها و فرایندهای امنیتی آنها متفاوت هستند.
  •  برای این کار باید دو سیستم مختلف ایجاد و اجرا شود.
  • نوع کسب و کار و نوع صنعت مهم نیست، امنیت اسناد است که باید از اولویت های اصلی باشد.

روشهای نگهداری، تولید و تبدیل اسناد کاغذی و اسناد دیجیتالی

  1. چه کسانی به اسناد دسترسی دارند؟
    حتما می دانید که  احتمال خطر و ریسک امنیت اسناد، داخلی است – نه خارجی؟!
    معمولاً بیشترین آسیب ها ناشی از خطاهای انسانی است، و مهمترین تهدیدها از جانب شرکت اتفاق می افتد.
  2. یکی از راه های به حداقل رساندن خطر امنیتی، محدود کردن دسترسی به اسناد حساس و مهم است.
    حتی اگر کارمندان در سازمان، قابل اعتماد و آموزش دیده باشند، فقط یک لغزش جزئی کافی است تا عواقب جدی ایجاد شود.
  3. ضرورتی ندارد تا همه افراد سازمان به اطلاعات و اسناد (مثلا سوابق کارمندان، دستمزد و قراردادها، وضعیت بیمه و …) دسترسی داشته باشند.
  4. امنیت و دسترسی اسناد دیجیتال، از طریق رمزگذاری مناسب و محافظت از رمز عبور امکان پذیر است.
  5. برای اسناد کاغذی، باید اطمینان حاصل شود که هر سندی که از آن استفاده می شود، در فضای باز، روی پرینتر، روی میز و…  رها نشود.
  6. سیاست Desk Clean اعمال شود. با استفاده از این سیاست، کارمندان اطمینان حاصل کنند که هنگام ترک محل کار، تمام اطلاعات – اعم از کاغذی و دیجیتالی – پاک و قفل شوند و از رمز عبور محافظت می شود. 
  7. هرگز کامپیوتر خود ( iPad ها، لپ تاپ ها، تلفن ها و سایر دستگاه های قابل حمل اعمال) را رها نکنید.
  8. فایلهای فیزیکی و اسناد کاغذی که دیگر به آن نیازی نیست، فوراً خرد کرده و از بین ببرید.
  9. هارد دیسک ها… چگونه می توان هارد دیسک ها یا دستگاه ها را از بین برد؟
    می توانید دستگاهی را تهیه کنید که قطعات الکترونیکی و هرگونه اطلاعاتی را که در داخل آن است از بین ببرد، بسیاری از سازمان ها شرکتی تخصصی را استخدام می کنند تا این کار را برایشان انجام دهد.
  10. تمام کارکنان و پرسنل خود را توجیه کنید و آموزش دهید.
    آموزش امنیت چاپ. درک و پیروی از قوانین امنیتی وضع شده و … که فقط مختص تیم IT ، روسای بخش ها و رهبران نیست. همه افراد از بالا به پایین باید کاملاً در مورد حفاظت از رمز عبور، کلاهبرداری فیشینگ، سیاست های Desk Clean، تخریب سند و غیره آموزش ببینند. 

مزایای استفاده از سند دیجیتال در مقابل کاغذ چیست؟

  • در بیشتر موارد اسناد دیجیتال برتری آشکاری نسبت به اسناد کاغذی دارند.
  • از فضای دفتر و محیط کار خود بصورت بهینه و مفید استفاده کنید.

    اسناد دیجیتالی

  • بهره وری را با قابلیت های کار از راه دور (دور کاری) افزایش دهید.

تفاوت اسناد دیجیتالی و الکترونیکی چیست؟

  • فاکتور دیجیتال معمولاً یک فایل PDF یا Word است، که گاهی فاکتور کاغذی اسکن شده است.
  •  فاکتور الکترونیکی پرونده داده ای است که بین کامپیوترها منتقل می شود . فرمت های رایج فایل ها XML و EDI است.

انواع اسناد دیجیتال کدامند؟

  1. ساخت برنامه های کاربردی در اطراف یک رابط سند
  2. ساختار اسناد متنی و چندرسانه ای بهم پیوسته
  3. ساختار و رمزگذاری اطلاعات با استفاده از استانداردهای رمزگذاری اسناد
  4. اسکن اسناد برای ذخیره سازی و ارسال نمابر
  5. تصویربرداری اسناد از میکرو فیش و میکروفیلم

انواع مختلف  اسناد کدامند؟

  1.  ایمیل ها
  2. نامه های تجاری
  3. گزارش های تجاری
  4. اسناد معاملاتی
  5. گزارش ها
  6. اسناد مالی
سایر مقالات ما را از دست ندهید:

اسکن اسناد مالی و حسابداری و اداریاسکن اسناد مالی – اسکن اسناد تجاریمدیریت اسنادمیکروفیلم درتحول دیجیتال

خدمات اسکن اسنادخدمات اسکن اسناد و مدارک  – اسکن اسناد –  تحول دیجیتال  –  آرشیو اسناد و مدارک

شرایط قیمت گذاری اسکن اسناد  – مدیریت و نگهداری اسناد و مدارکپروژه اسکن اسناد

کرونا در سطوح مختلف – امنیت چاپ

آموزش نرم افزار اسکن ABBYY FineReader –  دانلود رایگان نرم افزار اسکن

 اپلیکیشن اسکن اسناد اپلیکیشن اسکن اسناد و مدارک برای google translate

Microsoft Access و اسکن اسناد

چاپ کتاب  – چاپ کتب با تیراژ کم

کاغذ کاربن لس(NCR)

هدایای تبلیغاتی –  چاپ دفترچه یادداشت اختصاصی تقویم رومیزی

اسکن مدارک پزشکیاسکن اسناد پزشکی

اسکن اسناد مالی و حسابداری

اسکن کتاب

چاپ افست  – چاپ دیجیتال

خرید کاغذ