اتوماسیون اداری با اسکن مدارک
در ادامه توضیحات مقاله قبلی مبنی بر اتوماسیون اداری با اسکن مدارک ، انواع آن و مزایای آن به سایر موارد استفاده کنندگان از اتوامسیون اداری می پردازیم.
در اتوامسیون اداری با اسکن مدارک ، چه کسی بهره مند است؟
1-خدمات مشتری
2-تولید محتوا
- هوش مصنوعی برنامههای نرمافزاری را قادر میسازد تا محتوا تولید کنند، از جمله کپی رسانههای اجتماعی، صفحات فرود، فهرست محصولات، ایمیلها، کتابهای الکترونیکی و پستهای وبلاگ. در حالی که این روشی عالی برای تولید حجم زیادی از محتوا بدون پرداخت پول به کارمندان یا فریلنسرها برای انجام این وظایف بی پایان است، تولید محتوای هوش مصنوعی هنوز به اندازه کافی پیشرفت نکرده است تا به طور کامل جایگزین سازندگان انسانی شود.
- در حالی که نظرات در مورد اینکه آیا هوش مصنوعی می تواند به طور قابل اعتماد محتوای با کیفیت بالا تولید کند متفاوت است، ابزارهای اتوماسیون اداری می توانند برخی از وظایف ساده تر ایجاد محتوا را بر عهده بگیرند. به عنوان مثال، هوش مصنوعی می تواند به راحتی و به سرعت محتوای ایجاد شده توسط انسان و هوش مصنوعی را تصحیح کند.
- بسیاری از شرکتها در حال حاضر برای شناسایی و حذف سرقت ادبی برای جلوگیری از مجازاتهای گوگل و بهینهسازی محتوای خود برای موتورهای جستجو، به هوش مصنوعی متکی هستند. هوش مصنوعی میتواند به کسبوکار شما کمک کند تا محتوای باکیفیت را با حذف بلاک نویسنده و توانمندسازی نویسندگان با ایدههای خلاقانه ایجاد کند. میتواند کارهای خستهکننده یا پیش پاافتاده دیگری مانند بررسی استنادها و منابع برای قالببندی صحیح انجام دهد.
- پس از توسعه یک برنامه بازاریابی، می توانید نتایج را برای تبدیل ها آزمایش کنید و این مجموعه داده ها را در ابتکارات بازاریابی آینده اعمال کنید. اجرای کمپین های رسانه های اجتماعی هدفمند برای گسترش فیس بوک، توییتر، اینستاگرام یا تیک تاک یک شرکت، یک راه محبوب برای ایجاد یک کسب و کار MLM است.
- هوش مصنوعی می تواند با استفاده از تجزیه و تحلیل احساسات برای ایجاد مکالمات اجتماعی که توسط چت بات آغاز شده و محصولات خاصی را تبلیغ می کنند، کمک کند.
- هوش مصنوعی میتواند به سرعت اطلاعات را از مجموعه دادهها استخراج کند تا روندهای آینده را شناسایی کند و به یک شرکت MLM کمک کند تا از تقاضای مشتری جلوتر بماند.
3-ورود داده ها
- ورود خودکار داده ها فرآیند را برای بسیاری از سازمان ها ساده کرده است. تیم های کوچک نمی توانند حجم بیشتری از داده ها را در زمان کمتری مدیریت کنند.
- جمع آوری داده های هوشمند داده ها را از منابع مختلف مکان یابی و جمع آوری می کند و آنها را به فرمت های ساختاریافته برای پردازش خودکار تبدیل می کند. به عنوان مثال، ابزارهای جمع آوری داده ها می توانند شماره فاکتورها را از منابع داده های مختلف شناسایی کنند.
- مدیران ورود داده ها می توانند داده های استخراج شده را مستقیماً به صفحات گسترده ارسال کنند و زمان لازم برای یافتن، کپی و سازماندهی اطلاعات مهم را کاهش دهند. هوش مصنوعی به سرعت داده های استخراج شده را با اطلاعات سایر سیستم ها تأیید می کند.
- استخراج دادههای مبتنی بر هوش مصنوعی خطر خطاهای ورود دستی دادهها را به حداقل میرساند و نیاز به مداخله انسانی را کاهش میدهد. هوش مصنوعی کاراکترها و الگوهای محتوا را برای شناسایی خطاها یا استخراج داده های مناسب تشخیص می دهد.
4-عملیات اداری عمومی
- کارهای اداری عمومی خسته کننده هستند اما برای نتیجه یک شرکت بسیار مهم هستند. جمعآوری و سازماندهی اطلاعات، مدیریت تقویمها، خودکارسازی کاغذبازیها و استفاده از صورتحساب امن، همگی میتوانند با نرمافزار خودکار شوند. هنگامی که کارکنان شما برای استفاده مؤثر از ابزارها آموزش ببینند، می توانند به سرعت بسیاری از تنگناهای تجاری را شناسایی و از بین ببرند.
- چگونه تیم خود را برای اتوماسیون اداری آماده کنید؟ فناوری اغلب به جایگزینی نیروی انسانی متهم می شود، اما این مورد به ندرت اتفاق می افتد. در عوض، پشتیبانی ارزشمندی را برای تمرکز بر کارهایی که فناوری پیشرفته از عهده آنها بر نمی آید، فراهم می کند. اما معرفی فناوری به بخشهای خاص میتواند شامل یک منحنی یادگیری شیبدار باشد. آموزش کافی در زمینه پذیرش دیجیتال به کارمندان کمک می کند تا در فناوری مورد استفاده خود مهارت پیدا کنند. بسیاری از ابزارهای اتوماسیون در بازار جدید هستند و پلتفرم های اختصاصی دارای ویژگی ها و الزامات خاصی هستند که یادگیری و پیاده سازی آنها زمان بر است. وقتی نیروی کار شما بفهمد که چگونه آنها را از کارهای روزمره و تکراری خلاص می کند، خطاهای انسانی را حذف می کند و بازیابی داده ها را آسان تر می کند، احتمال بیشتری دارد که از اتوماسیون استقبال کنند.
کارمندان شما می خواهند اهداف شما و نقش آنها را در حالی که به سمت فرآیندهای خودکارتر کار می کنید، درک کنند. استعدادها و مهارتهای منحصربهفردی را که در سازمان به ارمغان میآورید برجسته کنید و تکرار کنید که بسیاری از چیزهای مهم با فناوری قابل انجام نیستند.
5- آموزش
- هنگام آماده شدن برای اتوماسیون، گزینه های آموزشی مختلفی را به کارمندان خود ارائه دهید. استفاده از روش های مختلف بر اساس دانش فعلی به شما در تلاش های آینده کمک خواهد کرد.
- به کارمندان خود اطلاع دهید که بر اساس دانش فعلی شان مورد قضاوت قرار نمی گیرند و هدف نهایی شما حمایت از آنها با آموزش هایی است که برای تقویت موفقیت بلندمدت آنها طراحی شده است.
- برای هر اتوماسیون آموزشی ارائه دهید. برای کمک به شبکهسازی تیمهای خود، آموزش گروهی میزبانی کنید، اما فقط از افرادی استفاده کنید که ممکن است به همان اندازه با فناوری در محل آشنا باشند.
- به کارمندان خود یادآوری کنید که یادگیری مهارت های جدید برای بسیاری از افراد زمان می برد و قصد دارید از کسانی که به کمک بیشتری نیاز دارند حمایت شخصی ارائه دهید.
6- ارتقاء مهارت
- وقتی کارمندان جنبه های بالقوه آزادسازی اتوماسیون اداری را تشخیص دهند، از استفاده از آن در عملیات روزانه خود هیجان زده خواهند شد. حتی پس از تسلط بر اصول اولیه، اگر تیم شما به آموزش های اضافی برای اتوماسیون خاص نیاز دارد، دوره های ارتقاء مهارت را ارائه دهید. ارتباطات را باز نگه دارید و به کارکنان خود یادآوری کنید که مهارت های آنها برای ادامه موفقیت تجاری چقدر مهم است.
- مهم است که هنگام استفاده از فناوری های اداری جدید ذهنی باز داشته باشید. همانطور که سازمان شما یک استراتژی اتوماسیون را توسعه می دهد، ایجاد یک برنامه برای ارزیابی توانایی کارمندان برای سازگاری بسیار مهم است. برخی از نقشها ممکن است نیاز به ارزیابی مجدد و اضافه کردن کارکنان داشته باشند تا اتوماسیون موفقتر شود.
- فناوری خود را رشد دهید؛ تیم خود را رشد دهید. اتوماسیون اداری در سال های آینده همچنان به رشد خود ادامه خواهد داد. برای بسیاری از شرکت ها، اکنون بهترین زمان برای استفاده از فناوری های جدید است. در حالی که بسیاری از شرکتها تلاش میکنند تا نیروی کار خود را با فناوری در حال تکامل تطبیق دهند، چند نکته ساده میتواند به شما کمک کند تا با استفاده از اتوماسیون، ارزشمندترین کارمندان خود را حفظ کنید.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
جهت کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.