خدمات اسکن اسناد و مدارک

اسکن اسناد و دیجیتالی سازی به جای یک گزینه ، به یک ضرورت تبدیل شده است. نگهداری اطلاعات و اسناد خود به صورت نسخه چاپی دیگر قابل قبول نیست. بسیاری از شرکت ها از این واقعیت آگاه هستند و از این رو خدمات اسکن اسناد و مدارک را به خارج از شرکت سپرده اند تا از اسناد کاغذی خلاص شوند. اسکن اسناد توسط تیم داخلی فقط در صورت داشتن مقدار بسیار کمی منطقی است. اما اگر هزاران یا حتی میلیون ها سند داشته باشید چه می کنید؟

  • در عصر دیجیتال بدون کاغذ زندگی و کار کردن امری مهم و اجتناب ناپذیر است.
  • در اکثر مواقع نگهداری اسناد مهم در کنار یادداشت های روزانه، مانعی  برای پیشبرد اهداف خرد و کلان هر فرد یا شرکت و اداره  است.

خدمات اسکن اسناد

برای پیشبرد اهداف و بهینه کار کردن، این روزها افراد ذهن و اطراف خود را از انبوه کاغذهای سر در گم و پیچیده خلاص میکنند ، شما هم دست به کار شوید و اسناد، مدارک و مقالات مهم خود را اسکن کنید. ذهن خود را خانه تکانی کنید و به اهداف جدید فکر کنید تا ذهنتان برای ایده های جدید آماده و احیا شود. 

حتی نیاز به اولویت و دسته بندی نیست، همه اوراق مهم خود را در هر زمان و هر کجا که به آنها نیاز دارید، مدارک پرسنلی، پرونده مراقبت های پزشکی و بیمه ای، اسناد مالی و اداری، اطلاعات مربوط به ضمانت نامه و محصول، فاکتورها، رسیدها، حتی کارت ویزیت ها را اسکن کنید.

 

زندگی بدون کاغذ

تکنیک های زندگی بدون کاغذ

حتی در عصر دیجیتال ، کاغذ همچنان یک واقعیت مدرن است. ولی باید آنها را مدیریت کرد، وگرنه آنچنان منجلابی ایجاد خواهد شد که نظم دهی به آنها تمام وقتمان را می گیرد.

به اطراف خود نگاه کنید، حتما یکی از قفسه ها یا یکی از کشوهای میز کارتان پر از کارت ویزیت و تراکت است.  رسیدهای مالی و اداری، کارتهای بازرگانی و اسناد و … هر آنچه که اسکن شدنی است را اسکن کنید.

تکنیک هایی برای کمک به شما در مدیریت و به حداقل رساندن کاغذ در زندگی جمع آوری شده است:

۱- گردش و روند کار

  • گردش و روند کار در شرکت، اداره و سازمان خود را بررسی کنید، اسناد کاغذی را کنترل کنید و تصمیم بگیرید که با آنها چه کاری می توانید انجام دهید. در نمودار زیر یک روش پیشنهادی برای شروع، پیشنهاد داده شده است.خدمات اسکن اسناد

۲- خدمات اسکن اسناد و مدارک

  • خدمات اسکن اسناد و مدارک به شما امکان می دهد اسناد را حفظ کنید.
  • اسکن اسناد و مدارک به سادگی استفاده از دوربین دستگاه موبایل شماست. درست مانند زمانی که در برنامه هستید و فقط روی نماد دوربین ضربه می زنید، و دستگاه خود را به سمت اسنادی که می خواهید اسکن کنید قرار می دهید .
  • همه چیز را از کتابچه های راهنما، مشق شب بچه ها و صورت حساب های بانکی و … جمع آوری کنید.
  • خدمات اسکن اسناد برای اسناد مالی و یادداشت های جلسات را می توانید در زمان بهتری تصمیم گیری کنید، که آیا باید نسخه فیزیکی را نگه دارید یا ترجیح دهید آن را تبدیل به یک فایل کرده و در نهایت مچاله کنید.
  • کارت های بازرگانی و ویزیت را مانند یک حرفه ای مدیریت کنید. در هر گردهمایی یا کنفرانس، احتمال از دست دادن کارت ها یا جایگذاری نادرست کارت ها را کاهش دهید. در خدمات اسکن اسناد عناصر کارت ویزیت (نام ، عنوان ، شرکت ، شماره تلفن ، آدرس ایمیل و …) به صورت فیلد، به همراه تصویر کارت مشخص است.
  • پرونده های دیجیتالی خود را جمع آوری کنید.

۳- اسناد کاغذی و دیجیتالی

  • علاوه بر اسناد کاغذی، شرکت شما دارای اسناد و پرونده های دیجیتالی است که در بسیاری از رایانه های شخصی و درایوهای مشترک پراکنده شده است.
  • آنها را در فایل مشخص جمع آوری کنید تا بصورت شبکه همه بتوانند پرونده های مورد نیاز خود را پیدا کنند و با تیم همکاری کنند. و دسترسی برای همه بر اساس نیازشان یکسان و آسان باشد.
    خدمات اسکن اسناد
  • بهره وری بدون کاغذ را با خدمات اسکن اسناد امتحان کنید. موردی را که دوست دارید ذخیره کنید تا بعداً بخوانید ، مشاهده می کنید؟
  • خدمات اسکن اسناد به شما امکان می دهد پیوندها ، تصاویر و ویدیوها را ذخیره کنید تا در زمان مناسب  و دلخواه آنها را بررسی کنید. اسناد اسکن شده بر اساس نیاز و دسترسی شما دسته بندی خواهد شد.

۴- استفاده از الگوها و نقشه ها

  • استفاده از الگوها کار تکراری را قابل تحمل می کنند.  آیا فرایندها یا فرم هایی دارید که مرتباً تکرار شوند؟ خدمات اسکن اسناد می تواند به شما در جهت ساده سازی آنها کمک کند.
  • یافتن الگویی مناسب برای بسیاری از فعالیت های مشاغل و  فعالیت دانشجویان که بصورت روزانه انجام می شوند، کمک میکند تا زمان خود را بصورت بهینه استفاده کنید.
  • جلسات معمولاً  از روندی قابل پیش بینی پیروی می کنند. نوع اسناد آنها مانند صورت جلسه ، دستور کار و سخنرانی ها و نتیجه جلسات است.

۵- مدیریت زمان در جلسات

  • می توان یک ساختار از قبل طراحی شده را در نظر گرفت تا در وقت آنها صرفه جویی شود.
  • یک دفترچه یادداشت ایجاد کنید و تمام الگوهای خود را در آن ذخیره کنید. وقتی آماده استفاده از آن هستید ، فقط دفترچه یادداشت را باز کنید.
  • در جلسات بدون کاغذ، چاپ ارائه ها، اسناد یا صفحات وب با تحقیقات مهم باعث اتلاف وقت و کاغذ می شود.
  • در حالی که برای جلسه آماده می شوید ، پرونده ها و اسناد ارائه را مستقیماً به یادداشت دستور جلسه خود ضمیمه کنید و اعضای تیمی که این یادداشت را با آنها به اشتراک گذاشته اید به طور خودکار به آن پرونده ها دسترسی پیدا می کنند.
  • تحقیقات مهم اینترنتی را با استفاده از Web Clipper انجام دهید، همچنین آن یادداشت ها را با تیم خود به اشتراک بگذارید.
  • اگر از دستگاه iOS استفاده می کنید ، Evernote سریعترین راه برای گرفتن اسناد است. این روش فوق العاده سریع و کمک کننده برای بایگانی مطالب شماست. و راهی برای زندگی بدون کاغذ.خدمات اسکن اسناد

برای یادآوری اسکن کنید دیگر نگران همه تکه های کاغذی که در زندگی شما انباشته شده اند نباشید. اگر می خواهید بعداً آنها را به خاطر بسپارید ، همیشه مفید هستند.

 نمی توانید این کار را در خانه انجام دهید. خدمات اسکن اسناد و مدارک ممکن است انجام یک کار آسان به نظر برسد ، اما اگر بخواهید آن را به طور دقیق انجام دهید ممکن است بسیار طاقت فرسا باشد و به تلاش زیادی نیاز دارد.  به ابزارها و تجهیزات زیادی ، یک تیم اختصاصی متشکل از متخصصان ماهر ، مدیران پروژه ، فضا ، نرم افزار ، آموزش و ممیزی نیاز دارد.

 مراحل و روند اسکن را در حوزه خدمات اسکن اسناد و مدارکمطالعه کنید و یا با مشاوران ما صحبت کنید.

سایر مقالات ما را از دست ندهید:

اسکن اسناد مالی و حسابداری و اداریاسکن اسناد مالی – اسکن اسناد تجاریاسناد دیجیتال  – مدیریت اسنادمیکروفیلم درتحول دیجیتال

خدمات اسکن اسناد  –  اسکن اسناد –  تحول دیجیتال  –  آرشیو اسناد و مدارک

شرایط قیمت گذاری اسکن اسناد  – مدیریت و نگهداری اسناد و مدارکپروژه اسکن اسناد

کرونا در سطوح مختلف – امنیت چاپ

آموزش نرم افزار اسکن ABBYY FineReader –  دانلود رایگان نرم افزار اسکن اپلیکیشن اسکن اسناد  – اپلیکیشن اسکن اسناد و مدارک برای google translate

Microsoft Access و اسکن اسناد

چاپ کتاب  –  چاپ کتب با تیراژ کم

کاغذ کاربن لس(NCR)

هدایای تبلیغاتی –  چاپ دفترچه یادداشت اختصاصی تقویم رومیزی

اسکن مدارک پزشکیاسکن اسناد پزشکی

اسکن اسناد مالی و حسابداری

اسکن کتاب

چاپ افست  – چاپ دیجیتال

خرید کاغذ