امنیت اسناد دیجیتالی

داشتن توانایی به اشتراک گذاری فایل اسناد اسکن شده ، با روش های مختلف ، در بین اعضای سازمان ، کار همه را آسان می کند . به جز در مواردی که شغل شما مدیریت امنیت اسناد دیجیتالی سازمان باشد.

در اینجا مجموعه ای از نکات ، برای کمک به سازمان ها در مورد نحوه ایمن سازی اسناد گردآوری کرده ایم. که پیاده سازی امنیت از طریق آنها امکان پذیر است.

امنیت اسناد

امنیت اسناد دیجیتالی چیست؟

ایمن سازی اسناد در یک سازمان مستلزم محافظت از آنها در برابر طیف وسیعی از خطرات است. مانند:

  • سرقت اطلاعات و اسناد توسط هکرها
  • گم شدن مدارک
  • افشای اطلاعات شخصی
  • کپی های ناخواسته اسناد حساس

امنیت اسناد دیجیتالی به چه صورت است؟

  • هنگام تلاش برای ایمن سازی اسناد، اعضای تیم باید اقداماتی را انجام دهند که به آنها امکان می دهد همیشه از اسناد (کاغذی و دیجیتالی) محافظت کنند.
  • اجرای امنیت اسناد در سطح اداری شروع می شود، از جمله تنظیم سیاست های سازمانی و راه اندازی سخت افزار برای وادار کردن اعضای تیم به پیروی از قوانین و مراحل خاص در مورد امنیت اسناد.
  • اعضای تیم به صورت جداگانه باید از سیاست ها پیروی کنند .
  • اطمینان حاصل کنند تا هر کاری را که می توانند برای محافظت از اطلاعات و اسناد حساس لازم است انجام دهند.

چند ایده برای امنیت اسناد دیجیتالی

۱٫ کلیه اسناد را دیجیتالی کنید.

  • برای اکثر سازمان‌ها، اسناد کاغذی خطر امنیتی بیشتری نسبت به اسناد دیجیتالی دارند.
  • ممکن است یکی از اعضای تیم نسخه چاپی یک سند را از دست بدهد، یا کسی بدون اطلاع سند را از ساختمان خارج کند.
  • سازمان‌ها گزینه‌های زیادی برای افزودن اقدامات امنیتی به نسخه‌های دیجیتال اسناد خود دارند.
  • اسناد کاغذی را پس از اسکن خرد کنید.

۲٫ حفاظت از رمز عبور

  • استفاده از رمز عبور در مهمترین فایل ها ایده هوشمندانه ای است.
  • از رمز عبور محافظت کنید.
  • هنگام کار با نرم افزارهای رایج ، محافظت از رمز عبور برای امنیت اسناد دیجیتالی یک فرآیند آسان است.
  • طبق پشنهاد نرم افزار از رمز عبور قوی استفاده کنید.

۳٫امنیت اسناد Adobe Acrobat PDF

  • برای ایجاد رمز عبور در یک فایل PDF ، روی منوی Tools کلیک کنید، سپس Protect، سپس Encrypt و سپس Encrypt with Password را انتخاب کنید.
  • در پنجره Password، علامتی را برای Require a Password to Open the Document اضافه کنید.
  • سپس رمز عبور خود را در کادر متن وارد کنید.
  • Acrobat به شما امتیازی در مورد قدرت رمز عبور  می دهد.
  • در منوی Compatibility ، قدیمی‌ترین نسخه Acrobat را که افراد می‌توانند برای باز کردن سند از آن استفاده کنند، انتخاب کنید.
  • با انتخاب نسخه های بعدی آکروبات، مانند Acrobat X، رمزگذاری ۲۵۶ بیتی امکان پذیر است.
  • با نسخه‌های قدیمی‌تر آکروبات، محدودیت رمزگذاری ۱۲۸ بیتی خواهید داشت.
  • روی Encrypt All Document Contents کلیک کنید و OK را بزنید.
  • از این به بعد برای ورود احتیاج به رمز عبور است.

۴٫از احراز هویت دو مرحله ای استفاده کنید.

  • با احراز هویت دو مرحله ای، کاربر نام کاربری و رمز عبور را وارد می کند.
  • برای تکمیل فرآیند ورود، نرم افزار کدی را ایجاد می کند که از طریق پیام متنی یا ایمیل به گوشی یا رایانه شما ارسال می شود.
  • پس از وارد کردن کد ۲FA، نرم افزار به کاربر اجازه دسترسی به حساب کاربری را می دهد.
  • احراز هویت دو مرحله ای کامل نیست، اما یک فرآیند دو مرحله ای قوی برای ایمن سازی اسناد شما فراهم می کند.

۵٫فایل ها را رمزگذاری کنید.

  • رمزگذاری فایل‌ها روی رایانه، لایه دیگری از امنیت را فراهم می‌کند که استفاده از آن برای اعضای تیم شما آسان است، اما به طور مؤثری دزدان احتمالی را خنثی می‌کند.
  • شما می توانید از یک نرم افزار رمزگذاری شخص ثالث رایگان استفاده کنید.
  • همچنین می توانید از سیستم رمزگذاری تعبیه شده در سیستم عامل های ویندوز  استفاده کنید.

۶٫ از ارسال اسناد مهم از طریق ایمیل خودداری کنید.

  • سازمان‌ها می‌توانند به‌جای ارسال ایمیل برای مشتریان یا همکاران، جایی که گیرندگان می‌توانند از داده‌های حساس کپی یا پرینت بگیرند، از چند گزینه مختلف استفاده کنند که شامل ارسال پیوست نمی‌شود.

۷٫نسخه های پشتیبان در دسترس داشته باشید.

  • یکی از بهترین راه‌ها برای اطمینان از پشتیبان‌گیری مداوم از فایل‌ها، استفاده از فضای ذخیره‌سازی ابری است.

۸٫ مطمئن شوید که فایل های حذف شده از بین می روند.

  • هنگام حذف یک فایل، چه در رایانه شخصی یا در فضای ذخیره سازی ابری، ممکن است فایل حذف شده برای روزها یا هفته ها پس از حذف همچنان در دسترس باشد.

۹٫ تعیین اینکه کدام فایل ها باید محافظت شوند.

  • اعضای تیم باید اسناد را بر اساس اهمیت و امنیت داده های آن شناسایی و تفکیک کنند.
  • مانند: اسناد مالی – برنامه های شرکت – اطلاعاتشخصی و …

اگر سازمان شما تصمیم به استفاده از اسناد کاغذی دارد، باید یک گزینه ذخیره سازی امن داشته باشد. یعنی مراجعه کنندگان اسناد کاغذی حساس را روی میز نمی‌بینند. مراقب باقی ماندن اسناد کاغذی روی چاپگر یا دستگاه کپی مشترک نیز باشید.

سایر مقالات ما را از دست ندهید:

  1. خدمات اسکن اسناد
  2. اسکن اسناد مالی و حسابداری
  3. دفترچه یادداشت
  4. چاپ تقویم
  5. و …
    در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.