بایگانی اسناد

  • در بایگانی اسناد اطلاعاتی را که دیگر به طور مرتب از آنها استفاده نمی کنید را به مدت طولانی با استفاده از روشی مناسب ذخیره و نگهداری کنید.
  • شرکت هایی برای این کار وجود دارد که می توانند اسنادتان را مدیریت کنند، اشتباهات و ریسک و خطرات را کاهش داده و به بهبود حفاظت از داده ها کمک کنند.

بایگانی اسناد

۱٫ بایگانی اسناد چیست؟

بایگانی اسناد روشی است که اطلاعات کاری شما را که دیگر به طور مرتب از آنها استفاده نمی کنید، ذخیره می کند.

دو گزینه برای بایگانی اسناد به شرح زیر است:

روش اول: بایگانی کردن اسناد در محل مدنظر شما

  • در این روش فضایی در محل کارتان را اشغال می کند.
  •  نیاز به پیاده سازی یک سیستم بایگانی مناسب دارید تا بتوانید اسناد را در زمان نیاز به راحتی پیدا کنید.

روش دوم: بایگانی اسناد در یک شرکت اختصاصی

  • یک شرکت تخصصی اسناد شما را جمع آوری می کند و در مکانهای اختصاصی خارج از محل کارتان ذخیره و نگهداری می کند.
  • با توجه به خدماتی که انتخاب می کنید، آنها موارد زیر را انجام می دهند:
    ۱٫ اسناد  را بایگانی و اسکن کرده و در صورت درخواست برای شما ارسال کنید.
    ۲٫ اسناد را بایگانی کرده و در صورت درخواست، اسناد تک نسخه ای را به شما تحویل می دهند.
  • اسناد کاغذی خود را قبل از بایگانی یا از بین بردن اسکن کنید.
  • بایگانی کردن اسناد خارج از سایت می تواند فضای ارزشمندی را در محل کارتان به همراه داشته باشد و بازیابی اسناد را بسیار ساده تر کند.

۲٫ بایگانی اسناد دیجیتال چیست؟

  • در این روش کاربر کنترل بیشتری بر سوابق الکترونیکی خود دارد.
  • ممکن است بتوانید اسناد دیجیتالی را خودتان از طریق یک پورتال آنلاین برای دسترسی آسانتر مدیریت کنید.
  • مزایای این روش: دسترسی آسان – صرفه جویی در فضای پیرامون – مکان یابی سریع اسناد از طریق کلمات کلیدی یا بارکد
  • معایب این روش: هزینه های اولیه بیشتر – نیاز به زمان بیشتر برای پشتیبان گیری اسناد دیجیتالی

۳٫ بایگانی اسناد چگونه کار می کند؟

  • قبل از بایگانی هرگونه اسناد تجاری، باید نحوه انجام این کار را مشخص کنید تا همه پرسنل اسناد را به یک شکل پردازش کنند.
  • با ایجاد یک روش مدیریت، می توانید اطمینان حاصل کنید که اسناد شما به درستی بایگانی شده، ایمن شده و هنگام نیاز به آسانی بازیابی می شوند.

۴٫ سه نوع اصلی از خدمات بایگانی اسناد

۱٫خدمات استاندارد

  • اسناد را خارج از محل کار شما و در انبار اختصاصی نگهداری می کند.
  • آنها به هر جعبه یا پرونده بارکد اختصاصی خود را می دهند تا بدانید چه اسنادی در کدام جعبه وجود دارد.
  • هنگامی که به سند نیاز دارید، می توانید از شرکت بخواهید نسخه اصلی را برای شما بیاورد.

۲٫ بایگانی اسناد اسکن شده در صورت تقاضا

  • شرکت اسناد کاغذی شما را بایگانی می کند.
  • هنگام درخواست سند، شرکت آن را اسکن می کند و برای شما ایمیل می کند.
  • پس از دریافت سند دیجیتالی، می توانید درخواست کنید که سند کاغذی مجددا بایگانی شود یا از بین برود.
  • شما همچنان میتوانید به یک پورتال آنلاین دسترسی داشته باشید که از طریق آن می توانید محل نگهداری اسناد و تاریخ بازیابی یا از بین بردن آنها را مشاهده کنید.

۳٫ سرویس اسکن بایگانی کامل اسناد

  • این سرویس شامل اسکن کل اسناد کاغذی شماست (یا هر تعداد اسناد دلخواه)
  • سپس تخریب و بازیافت اسناد کاغذی یا نگهداری آنها در انبار
  • مزیت اصلی: پس از اسکن اسناد، می توانید خودتان به آنها دسترسی داشته باشید و آنها را مدیریت کنید بدون اینکه از شرکت بایگانی بخواهید آنها را برای شما ارسال کند.

۵٫چگونه می توانم با نرم افزار به اسناد خود دسترسی پیدا کنم؟

  • نرم افزار اسکن و بایگانی، مکان یابی، ردیابی و بازیابی اسناد بایگانی شده را آسان و ایمن می کند، چه به صورت اسناد کاغذی و چه به صورت اسناد دیجیتالی
  • اگر اسناد شما اسکن شده اند و به صورت دیجیتالی ذخیره شده اند، به کل آرشیو خود دسترسی کامل خواهید داشت.

۶٫مراحل بازیابی اسناد کاغذی چگونه است؟

معمولا روند کار به این صورت است:

  • شرکت های بایگانی، قبل از قرار دادن اسناد کاغذی در جعبه، بارکد منحصر به فرد خود را به آن ها می دهد.
  • شما می توانید از این سیستم بارکد برای درخواست سند استفاده کنید.
  • شرکت بایگانی، پرونده را پیدا کرده و شخصاً به شما تحویل می دهد.
  • تحویل به طور کامل پیگیری می شود و برای حداکثر امنیت، فقط با یک مخاطب نامگذاری شده انجام می شود.
  • پس از اتمام کار با سند، شرکت بایگانی آن را جمع آوری می کند و در صورتی که دیگر نیازی به نسخه کاغذی ندارید، آن را مجددا بایگانی یا معدوم می کنید.

بایگانی اسناد

۷٫مزایای استفاده از سرویس بایگانی اسناد چیست؟

  • صرفه جویی در فضا
  • افزایش امنیت و ایمنی
  • کنترل بیشتر (اسناد به طور مداوم ردیابی می شوند)
  • سازماندهی و بهره وری بهتر (دسترسی)
  • دانش و انعطاف پذیری (شرکت های اختصاصی)

۸٫ ویژگی های استاندارد امنیتی برای ذخیره سازی از نظر شرکت های بایگانی عبارتند از:

  • استفاده دوربین های مدار بسته و سیستم های اعلام خطر
  • کارکنانی که به طور کامل از نظر امنیتی بررسی شده اند
  • ردیابی وانت های تحویل
  • دفع امن زباله های محرمانه
  • این نرم افزار باید دسترسی چند عاملی داشته باشد و بتواند زمان انتقال یا تغییر اسناد را به طور کامل ردیابی کند.

۹٫ چه مدت باید اسناد کاغذی را بعد از اسکن حفظ کرد؟

  • برخی از اسناد تجاری دارای دوره های نگهداری هستند، به این معنی که قبل از بین بردن آنها باید آنها را برای مدت معینی نگه دارید.
  • توصیه می شود از پایان سال مالیاتی که مربوط می شوند  پرونده های پرداخت و حقوق و دستمزد را به مدت سه سال نگه دارید.
  • طبق قانون، شما باید پرونده های مالیات بر ارزش افزوده را به مدت شش سال نگه دارید.
  • اسناد تجاری را به مدت چهار سال نگه دارید، اگرچه در صورت نیاز به تحقیقات جنایی  ۱۰ سال نیز توصیه می شود.
  • در زمینه های پزشکی و حقوقی، شما باید اسناد را حتی بیشتر نگه دارید – برای مثال ، سوابق پزشک عمومی باید ۱۰ سال پس از مرگ بیمار نگهداری شود.
  • برخی از اسناد قانونی را باید ۵۰ سال پس از تاریخ بسته شدن پرونده نگهداری کنید.

سایر مقالات ما را از دست ندهید: