مدیریت و نگهداری اسناد و مدارک

مدیریت و نگهداری اسناد و مدارک چیست؟

مدیریت اسناد و مدارک، فرآیند ذخیره، مکان یابی، به روزرسانی و به اشتراک گذاری داده ها به منظور پیشرفت گردش کار و نتایج تجاری است. اشتراک متمرکز و ذخیره سازی داده ها در سرورهای خاص به سازمان ها کمک می کند تا به طور ایمن و مؤثر به اطلاعات دسترسی داشته باشند، و همچنین با تهیه داده های محافظت شده، به اطلاعات دسترسی پیدا کنند.

اسکن اسناد،اسکن کتاب، اسکن مدارک پزشکی، اسکن اسناد مالی، چاپ کاغذ کاربن لس(NCR)، اسکن اسناد مالی و حسابداری،چاپ کاتالوگ و کارت ویزیت، شرایط قیمت گذاری اسکن اسناد و دانلود نرم افزار اسکن، چاپ دیجیتال و چاپ افست، چاپ دفترچه های اختصاصی و تقویم… چاپ افست و چاپ دیجیتال

اسکن اسناد

سیستم مدیریت اسناد چگونه کار می کند؟

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) سیستمی برای ذخیره و پیگیری اسناد است. در واقع به عنوان راهی برای تبدیل اسناد و مدارک به اسناد دیجیتال است. در نتیجه، EDMS گاهی اوقات کابینت تشکیل پرونده الکترونیکی نامیده می شود. سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی روشی برای خودکارسازی فرآیندهای دستی است.

توسعه سیستم مدیریت اسناد به چه صورت است؟

در اینجا هفت مرحله برای ایجاد و اجرای استراتژی مدیریت اسناد آورده شده است:

  • تعیین کنید فرد مورد نظر برنامه ریز
  • ارزیابی سیستم فعلی پرونده سازی و تعیین الزامات استراتژی
  • شناسایی اسناد
  • تنظیم روش ها و الزامات و تهیه مستند
  • تهیه استراتژی
  • پاکسازی اسناد غیر ضروری

روش های تشکیل پرونده(ساماندهی اسناد و مدارک) چیست؟

پنج روش تشکیل پرونده وجود دارد:

  • پرونده سازی توسط موضوع / طبقه بندی
  • تشکیل پرونده به ترتیب حروف الفبا
  • پرونده سازی با شماره / ترتیب عددی
  • تشکیل پرونده توسط مکانها / ترتیب جغرافیایی
  • پرونده سازی با تاریخ ها / ترتیب زمانی

 

 

ریسک های مدیریت و نگهداری اسناد و مدارک

اسناد و مدارک

گرچه دیجیتالی شدن و به نوعی اسکن اسناد و مدارک مشکلات و مسائل مربوط به نگهداری و مدیریت و استفاده بهینه از اسناد و مدارک را تا حدود زیادی حل کرده است. اما این را هم باید در نظر گرفت که ازبین رفتن ریسک نگهداری اسناد کاغذی، ریسک دیگری را در پی خواهد داشت و آن هم مدیریت اسکن اسناد و مدارک است. در صورتی که اسناد الکترونیکی به درستی مدیریت نشوند، ریسک قابل توجهی به همراه دارند.

ریسک ها شامل چه مواردی هستند؟

معمولا کارکنان IT زمان قابل توجهی را برای ساماندهی فایل اسکن اسناد و مدارک صرف می کنند.

  1. ریسک های کنترلی و قانونی که مربوط به تعاریف و اطلاعات، اصطلاحات
  2. ریسک های امنیتی و تطبیقی، شامل بازرسی، سرقت اطلاعات
  3. ریسک های قانونی، مالی یا اعتباری

ریسک های فوق فقط در مورد پیدا کردن نرم افزار صحیح اسکن اسناد و مدارک نمی باشد، بلکه باید فرایندهای خود و سازمان و نگرش همگانی در آن تغییر کند و برای دستیابی به چنین شرایطی هیچ عامل تغییری بهتر از تیم IT آگاه و مطلع و مسلط نخواهد بود.

کنترل اسکن اسناد و مدارک

در کنترل اسناد اسکن شده باید توجه شود که دسترسی لازم برای مشاهده اسناد را داشته باشد. هر یک از کارکنان باید دسترسی به نسخه کنونی و تمام نسخه های بازنویسی شده را داشته باشد. در حالت ایده آل اطلاعات در مورد نسخه بازنویسی شده باید برای عضو تیم بعدی که درگیر گردش کار شده است به نمایش درآید.

همچنین اهمیت به موارد مهمی چون قوانین نامگذاری، تعداد نسخه های بازنویسی شده که در محیط کار لازم است، با مشورت کارکنان و میزان و نوع دسترسی آنها به اطلاعات، قوانین دسترسی و ملزومات برای انجام مطلوب چنین کاری در نظر گرفته می شود.

زمان جستجوی اسناد و مدارک

با کمک ساختار سازمانی و به کمک قوانین نامگذاری اسناد، کارکنان در سازمان قادر خواهند بود تا خودشان اسناد را بدون هدر دادن وقت مکان یابی و استفاده کنند. دسترسی و نوع اسناد و مدارک در سازمان برای پرسنل باید بصورت دوره ای مورد ارزیابی قرار گیرد، تا زمان دست یابی به فایل های مورد نظرشان، کوتاه و کوتاهتر شود. تا در نهایت بتوان به یک طرح کلی از ساختار و قوانین نامگذاری به شکلی که قابلیت دسترسی، گستردگی و توزیع، به همراه سیاست ها و باید و نباید های هر سازمان ارائه شود. همچنین به به این نکته دقت شود که هر سیستم فایل و یا ساختار اسنادی که تنظیم شده است برای نیروهای کاری متحرک، باید بر اساس UX باشد.

و در آخر راهی برای سنجیدن و ارزیابی این برنامه در نظر شود. زمان کنونی سپری شده، اهداف، و راه اندازی و … را در نظر گرفته شود.

افزایش امنیت، جلوگیری از دزدی و یا موارد غیرقانونی در اسکن اسناد و مدارک

یکی از سؤالاتی که بسیاری از افراد در مورد این انتقال دارند این است که آیا امنیت آن بی خطر است یا نه. بنابراین ، آیا هنگام
انتقال و ذخیره اسناد به حافظه دیجیتال، خطرات امنیتی وجود دارد؟ هنگامی که اقدامات مناسب انجام شده و شما با
متخصصان با تجربه همکاری می کنید تا همه چیز به پیش برود، امنیت سند شما بصورت نمایی افزایش می یابد. در اینجا چند
روش برای اطمینان از ایمن ماندن اسناد ذکر شده است:

اسناد اسکن شده چقدر ایمن هستند؟

  1. رمزگذاری: وقتی اسناد اسکن شده مرتب شده و از طریق شبکه ارسال می شوند ، برای محدود کردن دسترسی به آنها باید رمزگذاری شوند. رمزگذاری قوی همراه با رمزهای عبور محکم مانع از به خطر افتادن داده ها در طی فرآیند اسکن و ذخیره سازی می شود.
  2. Redaction: خطوط خاصی از اطلاعات را از یک سند حذف می کند ، و دسترسی آنهایی که اجازه این کار را ندارند امکان پذیر نیست. این کار در هنگام فهرست بندی و همچنین محدود کردن دسترسی پس از آن مفید است.
  3. ورود کلید از راه دور: پس از اسکن اسناد شما ، آنها باید سازماندهی شوند. با این حال ، روند نمایه سازی می تواند آنها را در معرض دید انسان قرار دهد. یکی از راه های مقابله با این روش از طریق روش ورود کلید از راه دور است که در آن اپراتورها فقط خطوط فردی داده را به جای کل اسناد مشاهده می کنند.
  4. تعیین محدودیت ها: یک کامپیوتر یا اسکنر را می توان برنامه ریزی کرد که فقط در مکان های خاص اسکن شود ، که می تواند به جلوگیری از سرقت اطلاعات توسط اپراتورهای MFP یا رایانه کمک کند. علاوه بر این ، این دستگاه ها می توانند برای حذف داده ها پس از ارسال به مقصد بعدی خود ، برنامه ریزی کنند.
  5. OCR: تشخیص شخصیت نوری فرآیندی است که توسط آن یک کامپیوتر می تواند نوشتن در صفحه را تشخیص دهد. OCR می تواند میزان قرار گرفتن اطلاعات شما در برابر چشمان انسان را محدود کند و روند اسکن و فهرست بندی را بسیار ایمن تر می کند.

ایمن نگه داشتن داده های دیجیتال

پس از اسکن، نمایه سازی و ثبت پرونده، باید این داده ها را از هکرها ، ویروس ها و سایر تهدیدات شبکه و اینترنت در امان نگه داشت. با استفاده از اقدامات ایمنی زیر، اسناد شما را ایمن نگه می دارد:

  • رمزهای عبور و رمزگذاری
  • کنترل دسترسی
  • تهیه نسخه پشتیبان و بازیابی فاجعه
  • کاهش
  • حسابرسی
  • ثبت خودکار سوابق

تهیه چک لیست برای ممیزی اطلاعات مکانی اسناد و مدارک

آخرین و بهترین رویکرد برای کاهش دادن ریسک، روشی برای بازرسی آسانتر است. تهیه یک چک لیست به همراه اسناد مورد نیاز برای تطبیق و اطمینان نهایی لازم است. با در نظر گرفتن اطلاعات مکانی اسناد، باید مشخص شود که هر کسی تا چه اندازه اجازه دسترسی به هر سند را دارد و جزئیات آن را آزمایش و اجازه و نوع دست یابی به اطلاعات مشخص شود. چک لیست باید به اطلاع کلیه کارکنان برسد تا هر فرد بداند که چگونه و تا چه تحت به اسناد دسترسی دارد و ممیزی را پشت سر بگذارد.

همزمان با تغییرات تکنولوژی باید همسو با این تغییرات، در هر مرحله گام ها و تغییرات را محکمتر و اصولی تر برداشت، و ریسک ها بجای تبدیل به ریسک دیگر، کاهش داد.

سایر مقالات ما را از دست ندهید:

اسکن اسناد مالی و حسابداری و اداریاسکن اسناد مالی

خدمات اسکن اسناد  –  اسکن اسناد –  تحول دیجیتال  –  آرشیو اسناد و مدارکپروژه اسکن اسناد

تبدیل و اسکن اسناد

شرایط قیمت گذاری اسکن اسناد 

 کرونا در سطوح مختلف 

آموزش نرم افزار اسکن ABBYY FineReader –  دانلود رایگان نرم افزار اسکن

چاپ کتاب  –  چاپ کتب با تیراژ کم

کاغذ کاربن لس(NCR)

هدایای تبلیغاتی –  چاپ دفترچه یادداشت اختصاصی تقویم رومیزیخرید تقویم رومیزی

اسکن مدارک پزشکیاسکن اسناد پزشکی

اسکن اسناد مالی و حسابداری

اسکن کتاب

چاپ افست  – چاپ دیجیتال

خرید کاغذ